Så snart projektledelsen er på plads, bliver det næste skridt at få skabt en afstemning af de forventninger, der er til projektet fra forskellige side. Projektledelsen skal sikre, at der er enighed om forventningerne til: • det færdige produkt – hvem skal kunne anvende det, og hvad skal det bruges til. • den proces, der skal føre frem til produktet – hvor lang tid skal den vare, og hvem skal inddrages. • de ressourcer, der skal anvendes for at få skabt produktet, både intern arbejdskraft, eventuel ekstern bistand og fysiske ressourcer som webplatform, faciliteter til at inddrage borgere o.l. • hvilke barrierer der kan opstå for at nå det ønskede mål, og hvordan de kan tackles. Enigheden om forventningerne er væsentlig at få afklaret både i forhold til ledelsen og de afdelinger og medarbejdere, der skal deltage i arbejdet. Det er ikke sikkert, at alle er enige i de mål og den proces, der skal føre frem til det endelige produkt. Eller rettere – det er næsten helt sikkert, at alle ikke er enige. Der er stor forskel på at arbejde med en plan i teknik og planafdelingen og i børne- og ungeforvaltningen. De forskellige arbejdskulturer skal mødes og have samme forståelse af, hvad det er for et produkt, de skal aflevere, når fx kommuneplanen udarbejdes. Det kan være en god idé fra starten at bruge tid på at skabe sig et overblik over de forskellige normer og værdier for planlægning og administration af planmateriale, som kommunens forskellige afdelinger kan have. Disse er ofte ikke sat aktivt i tale, men de påvirker den indstilling og de valg og handlinger, som foretages. Derfor kan der ligge en stor styrke i at få afstemt de faglige udgangspunkter, så de kan ’tale sammen’ og blive til et aktiv i stedet for en modstand i processen. Mindst lige så vigtigt er det, at ledelsen har en klar fornemmelse af, hvor mange ressourcer, der skal anvendes for at få det produkt, de gerne vil have – eller omvendt hvilket produkt, de kan få med de ressourcer, de stiller til rådighed. Forventningsafstemning i forhold til processen er noget, der nemt kan blive glemt – men som er noget af det vigtigste i forhold til at sikre engagement og opbakning til hele arbejdet. Det er vigtigt, at alle er enige om, hvem der skal inddrages i arbejdet med at skabe planstrategi og kommuneplan. Hvilke forvaltninger skal bidrage til arbejdet, hvornår i forløbet skal politikere, borgere og andre interessenter inddrages – og hvordan påvirker deres input den videre proces. Tingene hænger naturligvis tæt sammen. Den valgte proces afgør i vid udstrækning hvor mange ressourcer, der skal anvendes for at nå frem til det ønskede mål. Omvendt kan en fast udmelding om hvor mange ressourcer, ledelsen vil afsætte til arbejdet, influere på ambitioner for både proces og det færdige produkt. Lige gyldigt hvordan udgangspunktet er, er det væsentligt at alle kender det og ved, hvad der forventes i forhold til produkt, proces osv. Med til forventningsafstemningen hører også en klarlægning af, hvilke barrierer det skitserede arbejde kan løbe ind i. Det kan være risikofaktorer undervejs i forløbet som at inddragelse af politikere og borgere medfører ændringer i de temaer, som forvaltningerne umiddelbart havde forestillet sig at arbejde med. Eller der kan opstå uforudsete begivenheder, som politikere og forvaltning er nødt til at forholde sig til og lade det planlagte arbejde med fx kommuneplanen ligge stille i en kortere eller længere periode og dermed sprænge den opstillede tidsplan. Afstemning af forventninger for arbejdet - både med direktionen, men også med deltagerne i projektet.
