Det er vigtigt at evaluere projektet og projektledelsen både efter og undervejs i processen, så man sikrer sig, at projektet lever op til forventningerne og har den rette effekt. En evaluering er ganske enkelt en systematisk vurdering af det igangværende eller gennemførte projekt herunder ledelsen, planprocessen og evt. dets resultater. Der er mange metoder til at evaluere afhængig af ambitionsniveau og tidspunkt i processen. Løbende evaluering En løbende projektevaluering kan være med til at holde projektet kørende på trods af, at nye udfordringer, uforudsete hændelser eller noget tredje gør et sporskifte nødvendigt. En nem måde at gennemføre f.eks. en midtvejsevaluering er at indkalde de centrale aktører til et møde, hvor I diskuterer forløbet indtil nu. Evalueringen kan foretages alene med interne aktører, men kan også udvides til at inkludere eksterne. Dagsordenen til et evalueringsmøde kan fx være: • Projektets status (tidsplan, kvalitet, budget, osv.) • Produktet (status, kvalitet osv.) • Projektledelsen (opgave- og ansvarsfordeling, osv.) • Samarbejde (samarbejdskultur, bidrag, osv.) • Kommunikation (tilfredshed, passende information, osv.) Diskussionen kan dernæst danne udgangspunkt for nye beslutninger, ændrede arbejdsgange eller lignende. Afsluttende evaluering Når sidste punktum i kommuneplanen er sat, er det en god idé at evaluere hele planprojektet grundigt, så den tilegnede viden og erfaring ikke går tabt. Det er vigtigt, at denne evaluering bliver gjort skriftlig, så nye medarbejdere også har mulighed for at gøre brug af erfaringen. Mange kommuner har oplevet, at gode erfaringer er forsvundet, fordi en nøglemedarbejder har skiftet job – eller fordi det er svært at huske, hvad der skete sidste gang, kommuneplanen blev udarbejdet. Det hjælper en skriftlig evaluering også på at opfriske. Evalueringen af processen kan ske med udgangspunkt i både kvantitative og kvalitative metoder. Valg af metoder afhænger af erkendelsesinteresse, men det er uden tvivl vigtigt at lave en systematisk form for vidensproduktion. Den afsluttende evaluering bør involvere de mest implicerede parter i kommunen, så man får et godt indblik for den interne opfattelse af forløbet, men det er også lærerigt at få et ydre blik på processen. Man lærer oftest meget af at spørge de eksterne parter, hvad deres holdning har været til projektstyring, kommunikation, aftaler mm. Det er relevant at spørge både: Borgmester, økonomiudvalg, udvalgsformænd og et eller flere menige byrådsmedlemmer. Kommunaldirektøren og teknisk direktør. Repræsentanter for andre forvaltninger. Repræsentanter for aktive borgergrupper, lokalråd og interesseorganisationer. Developere og bygherrer. Der er ingen tvivl om, at man bliver klogere ved også at spørge ind til andres opfattelse, men det sker alt for sjældent. Evalueringen kan gennemføres af kommunens egne ansatte eller man kan købe sig til ydelse i et kommunikations- eller analysebureau. I Næstved Kommune gennemførte man selv en mindre evaluering af forløbet blandt de internt involverede i kommuneplansprocessen. Du kan se et eksempel på hvordan evalueringen af kommuneplanlægningen kan håndteres her:Næstveds evalueringsmail Evaluer projektet løbende og saml op til sidst.
