Projektorganisation

Når projektorganisationen for planlægningsarbejdet skal fastlægges, skal du være opmærksom på, at mange kommuner har vedtaget en projektmodel, der skal følges i alle kommunens projekter.
En klassisk model for projektledelse med styregruppe, følgegruppe, projektleder og arbejdsgrupper, som mange kommuner anvender, er beskrevet i det følgende. Du kan læse mere om ledelse af projekter under ”Projektledelse”.

Illustration-af-projektorganisation-print.gif

Styregruppen

Styregruppen er den øverste ejer af projektet – og det fora, der skal træffe beslutning i alle større spørgsmål.

Sammensætningen af styregruppen er et vigtigt signal til resten af organisationen om, hvilken tyngde udarbejdelsen af kommuneplanen har. Det er derfor væsentligt at få direktionen repræsenteret i styregruppen. Læs mere om dette under ”projektledelse” i afsnittet omkring topledelsens rolle.

Styregruppen mødes typisk en gang om måneden i den periode, hvor kommuneplanen udarbejdes. Der kan dog i perioder være brug for hyppigere møder.

Det er væsentligt, at styregruppen giver projektlederen den nødvendige opbakning – herunder at projektlederen får en vis handlefrihed til at træffe beslutninger i det daglige arbejde.

Derudover har mange kommuner gode erfaringer med, at de enkelte arbejdsgrupper afrapporterer direkte til styregruppen. På den måde sikres en direkte dialog mellem ledelsen og de medarbejdere, der er ansvarlige for kommuneplanens enkelte dele, både i forbindelse med udarbejdelsen af teksten og i den senere administration.

Tilbage til Projektorganisation

Projektledelse

En konklusion efter arbejdet med kommuneplan09 har været, at projektstyringen er en svær disciplin – og at der her er gået mange ressourcer tabt i forhold til processen med at udarbejde kommuneplanen.

Der er tre vigtige krav til projektledelsen, som afgør om processen med kommuneplanarbejdet bliver en succes:

  • I besiddelse af de rette projektledelseskompetencer
  • Får synlig opbakning fra ledelsen – også til selvstændigt at kunne træffe beslutninger
  • Nyder respekt hos kollegaerne

Hvis projektlederen ikke har de nødvendige kompetencer, men har både ledelsens og kollegaernes opbakning, er det naturligvis muligt at opgradere kompetencerne i projektledelse i starten af projektet. Eller at knytte et projektledelsesteam til opgaven, så flere medarbejdere deles om opgaven. En mere erfaren projektleder kan fx oplære en mindre erfaren i forbindelse med udarbejdelsen af planstrategien eller kommuneplanen.

Derimod er det ikke nødvendigt, at projektlederen har faglige kompetencer inden for planlægning. Særligt ikke, hvis der i arbejdet med kommuneplanen har fokus på andre aspekter, fx en omfattende inddragelse af borgere.

Projektlederens væsentligste opgave er at sørge for fremdrift i projektet og at sikre koordination og kommunikation mellem de forskellige involverede parter. Projektlederen har derfor en naturlig plads i styregruppen og følgegruppen. Arbejdsgrupperne skal have information, support og retningslinjer for arbejdet fra projektlederen – men projektlederen er ikke medlem af arbejdsgrupperne.

Det er hensigtsmæssigt for processen indledningsvist at afklare, om projektlederen har de nødvendige kompetencer til at lede et stort og kompliceret projekt. Ellers vil det hurtigt tjene sig ind at tilbyde uddannelse til projektlederen – eller knytte et ’support-team’ til opgaven, så en mere erfaren projektleder kan oplære en mindre erfaren og samtidig få hjælp til den store praktiske opgave, som projektledelse i forhold til planstrategi og kommuneplan er.

Læs mere om Projektledelse.

Et projektledelsesteam
Flere kommuner har haft positive erfaringer med at have et projektledelsesteam bestående af to eller flere personer til at styre processen med at udarbejde planstrategi og kommuneplan09. De har fungeret som sparringspartnere og praktiske hjælpere for projektlederen.

Tilstedeværelsen af et sådan projektledelsesteam betyder dels, at projektlederen bliver aflastet og ikke risikerer at miste overblikket undervejs i processen. Dels sikrer det kontinuitet i arbejdet uanset mulige jobskift, orlov eller lignende undervejs i processen. Endelig sikrer teamet ressourcer til, at de mange forskellige opgaver kan løses.

Til gengæld kræver flere personer i spidsen for et projekt, at personerne har et godt samarbejde og bruger tid på at koordinere og udveksle viden.


?xml:namespace>

Fordele

Ulemper

Projektledelseseteam

  • Kontinuitet

  • Fordeling af stor arbejdsopgave, der er umulig at nå for en person

  • Kræver god koordinering

  • Kræver godt samarbejde og klar rollefordeling mellem deltagerne i teamet

En projektleder

  • Overblik

  • Sammenhæng

    æng>
  • Ensartethed

  • Sårbar

    årbar>
  • Mulighed for urimeligt stort arbejdspres

Tilbage til Projektorganisation

Følgegruppe

Mange kommuner har haft en eller flere følgegrupper tilknyttet kommuneplanarbejdet. Det har enten været eksterne eller interne grupper.

Eksterne følgegrupper kan fx være den lokale Agenda 21-gruppe eller Erhvervsudviklingsrådet. De interne følgegrupper har typisk bestået af forvaltnings- eller afdelingschefer. De er nedsat i de kommuner, hvor det har været hensigtsmæssigt at finde en platform til cheferne for de forvaltninger, hvis fagområder indgik i kommuneplanarbejdet.

Følgegruppens rolle skal defineres i forhold til, hvordan kommunen har planlagt arbejdet med kommuneplanen og planstrategien. Typisk har kommunerne brugt følgegrupperne til at inddrage væsentlige eksterne interessenter, der er i besiddelse af vigtig viden og holdninger, særligt i forhold til kommuneplanen.
Hvilke interne og eksterne grupper, der skal inddrages, afgøres af de temaer, der indgår i planen.

Ekstern følgegruppe
En ekstern følgegruppe kan fx være en allerede etableret gruppe – eller en gruppe, der dannes til formålet. Sidstnævnte kan fx omfatte repræsentanter fra de grønne organisationer, idrætsforeninger, praktiserende læger m.fl. Den eksterne gruppe skal fra starten have klar besked om, hvilken rolle den har i forbindelse med udarbejdelsen af planstrategien eller kommuneplanen. Det vil typisk være oplagt at inddrage gruppen i starten af processen, hvor det er muligt at bidrage med ideer, forslag osv. Og igen som en slags høringspartner senere i processen.

Derudover kan eksterne parter også fungere som en del af arbejdsgrupperne bag kommuneplanarbejdet. (Se afsnittet: Hvilke fagligheder skal inddrages.)

Intern følgegruppe
Hvis der nedsættes en intern følgegruppe af chefer, er det vigtigt at give dem en særlig rolle i arbejdet. Flere kommuner har erfaret, at det ikke er tilstrækkeligt med en følgegruppe, hvor formålet blot er at informere cheferne om arbejdet med kommuneplanen og give dem mulighed for at bidrage med indspark. Møderne i den type følgegrupper bliver typisk aflyst, da de færreste chefer har tid til informationsmøder, men gerne vil bidrage, hvis deres viden er nødvendig.

Rollen for gruppen skal fastlægges, så cheferne oplever, at de skal bidrage med input, som kun de kan levere. De skal tildes en væsentlig og uundværlig rolle for projektet med at få udarbejdet planstrategi og kommuneplan. Det kan være i forhold til at:
Fastlægge kommissorier for det arbejde, arbejdsgrupper og følgegruppen skal bidrage med.
Bidrage med koordinerede og prioriterede input fra deres fagområde og på den måde kvalitetssikre arbejdet. Det skal ske med ophæng i det politiske udvalg, de refererer til.
Fungere som facilitator for en proces til alle medarbejdere i deres forvaltning om planstrategien, kommuneplanen og de to planlægningsdokumenters rolle i kommunens arbejde.
Tage stilling til dilemmaer eller afvejninger, der opstår i projektet, hvor cheferne kan bidrage til at træffe et valg om, hvad der skal indstilles til direktion eller politikere.

Tilbage til Projektorganisation

Arbejdsgruppe

De medarbejdere, der skal udføre arbejdet med i praksis at få struktureret og skrevet kommuneplanen, organiseres bedst i arbejdsgrupper.

Hver arbejdsgruppe skal have et afgrænset område, som den har ansvaret for at udarbejde. En arbejdsgruppe kan fx have til ansvar at fastlægge den overordnede struktur for kommuneplanen, mens andre arbejdsgrupper i større udstrækning skal koncentrere sig om at producere det faglige indhold.

Arbejdsgrupperne kan enten få et kommissorium for deres arbejde – eller de kan selv udarbejde et, som efterfølgende godkendes i styregruppen.

Arbejdsgrupperne skal vide, hvor mange ressourcer til arbejdet, de har rådighed over.

Projektlederen er ikke medlem af arbejdsgrupperne, men sørger for, at arbejdet i disse koordineres – og at alle er informerede om fremdrift, ændringer i planlægningen, væsentlige beslutninger fra styregruppen eller politikerne, arbejdet i de øvrige arbejdsgrupper og eventuelle følgegrupper.
Se eksempel på: Kommissorium for arbejdsgruppe

Tilbage til Projektorganisation

arbejdsgruppeFølgegrupperProjektledelseArbejdsgrupper
  • Udnævn et projektledelsesteam – og sørg for at de har eller får de nødvendige projektledelseserfaringer.
  • Sørg for at give forvaltningscheferne en rolle, der sikrer forankring.
  • Projektlederens kompetencer.